מעט מנהל הקהילה - דורון חורב

מעט מנהל הקהילה – בפרסום ארוך במיוחד

שלום חברים,

בימים אלו אנו משלימים את תקציב הקהילה, לקראת הצגתו בפני החברים לאישור.

במסגרת ההצגה יוצגו:

·       סיכום רבעון שלישי לתקופה 1-9/2017

·       תקציב הקהילה לשנת 2018

·       תקציב השקעות קהילה לשנת 2018

תקציב אינו מטרה, התקציב הוא כלי ומסגרת בידי המנהלים כדי שיוכלו לבצע את תפקידם עבור הציבור, ומכך נגזרת שאלות רבות בתחום ניהול התקציב ובהן:

·       שאלת האחריות, מי אחראי לשמירה על מסגרת התקציב? - מנהל הענף? מנהל הקהילה?

·       כיצד להכין את תקציב הענף?

·       כיצד לפקח ולבקר אחר השימוש בתקציב?

·       מתי ובפני מי יש להרים דגלים, כאשר מסתמנת חריגה מהתקציב?

·       האם סביבת הניהול דינמית ומשתנה, ועל כן דורשת הסתגלות ניהולית?

·       האם ומה יש לשפר ולייעל?

·       האם למנהל יש את הידע והניסיון הדרושים לו, כדי לנהל את הענף במסגרת התקציב?

כל אלו הן שאלות בתחום ניהול התקציב, אך כמובן שמנהל נדרש ליכולות רבות נוספות, ומתמודד עם אתגרים ומשימות שאינם בתחום התקציב. אתגרים ומשימות כגון איכות השירות לחבר, גיבוש צוות, הערכת עובדים הנעת עובדים, תכנון אסטרטגי.

לכל מנהל הגדרת תפקיד. בהגדרת התפקיד ישנה התייחסות לתכולת אחריות המנהל, סמכות המנהל, למי כפוף המנהל, והגדרות נוספות. כאשר אנחנו בוחרים במנהל, אנו בוחנים את יכולתו לעמוד במשימות המוצגות בהגדרת התפקיד, למלא את אחריותו כמנהל ולנהל ממשק עבודה תקין עם המנהלים אליהם הוא כפוף. על מנהל חלה האחריות לשלוט בידע ובמיומנויות הנדרשות לניהול הענף עליו הוא אחראי, ולפעול מול גופי הממשק המסייעים לו בניהול – הנהלת החשבונות המספקת תמונת מצב על ההתנהלות התקציבית של הענף, משאבי אנוש המסייעים בקליטת עובדים, בפרידה מעובדים, ובהשבחת יחסי העבודה בצוות, מנהל הקהילה המגדיר "יעדי על" לענף וצריך להיות מדווח על התנהלות הענף, וגורמי ממשק אחרים. זוהי אחריות משותפת, אך תחילה זוהי האחריות של מנהל הענף. ניהול נעשה בהובלה של המנהל, ולא בדחיפה של המנהלים אליהם הוא כפוף.

בבניית התקציב אנו נשענים על ארבעה יסודות:

·       הנחות יסוד – מה משרת הענף, מהי הסביבה בה הוא פועל, היבטים כמותיים מבחינת תפוקות.

·       מגמות הבאות לידי ביטוי בניתוח התקציב השוטף – מה ניתן ללמוד מביצוע התקציב עד כה.

·       תכנית יעדים – מהם האתגרים וההישגים אותם מעמיד המנהל לעצמו כמטרה, או יעדים שמציב למנהל דרג הניהול שמעליו. לרוב נגזרת תכנית היעדים מהמגמות

·       תחזית לסיום שנת התקציב 2017 – על בסיס ביצוע בחודשים 1-9/2017, כיצד נדמה שתסתיים שנת התקציב. על בסיס מידע זה ועל בסיס תכנית היעדים נבנה תקציב 2018.

אסקור את תקציביהם של מספר ענפים, על מנת להמחיש את האופן בו נשקלים הדברים ומונח תקציב לענף. ייסקרו ענף הרכב, הבניין והמזון, כולם ענפים מורכבים ובאחריותם תקציב גדול.

ענף הרכב

הנחות יסוד

·       לשרות הקהילה צי של כ 35 רכבים, מתוכם 1 של 8 מקומות, 3 של 7 מקומות, ורוב האחרים הם רכבי פרייבט.

·       בקהילה כ 100 עובדי חוץ, לחלקם אין רכבים צמודים או פרטיים.

·       משתמשים ברכבי הקהילה כ 250 משתמשים, בהם חברים, מועמדים, בני גרעין צבר, צעירים, חיילים ואחרים.

·       צי הרכב מזדקן ורכבים רבים חצו את רף 400,000 ק"מ.

·       צי הרכב מטופל היטב במוסך הקיבוץ, ומאפשר לנהגים נסיעה בטוחה.

·       בממוצע, בכל יום לכ 6 מזמיני רכב לא ניתן היה לסדר רכב.

·       לציבור המשתמשים ברכב יש אוזן קשבת ולמי לפנות במקרה הצורך.

·       עלות ק"מ ברכב פרייבט היא בפועל 2.1 ₪ לפני מע"מ, ענף מחויב ב 1.8 ₪ לק"מ, חבר משלם 70 אגורות לק"מ, והקהילה מסבסדת את ההפרשים (נראה זאת בטבלה).

 

 

·       מהנתונים  ניתן ללמוד על שינוי בדפוסי השימוש ברכב, משמע הרכבים נוסעים למרחקים קצרים יותר ומוחזקים רוב שעות היום בסביבה הקרובה, מה שעולה בקנה אחד עם דפוסי השימוש של עובדי החוץ הצורכים את רכבי הקהילה.

·       העומס על סידור הרכב לא פחת לעומת התקופה המקבילה ב 2016.

·       משום שהצי מתיישן, ישנה עלייה בהוצאות בגין תיקונים

·       ב 2017 הענף נמצא בגרעון, לעומת רווח ב 2016.

תכנית יעדים

·       החלפת רכבים והצערת הצי – 1 של 8 מקומות, 2 של 7 מקומות, 4 רכבי פרייבט לפחות.

·       פרידה מטנדר 87 – מתחילת השנה הוצאנו עליו 52,000 ₪, נאלץ לתקנו ב 20,000 ₪ נוספים, מחיר רכב דומה מיד שנייה הוא כ 120,000 ₪ ונוכל למכור הרכב הנוכחי בכ 25,000 ₪.

·       25% מהרכבים בצי יהיו נקיים משהם היום והפחתה של 15% מזמן שהות הרכבים במוסך -  פעולה של וועדת רכב עם הציבור, להגדלת המודעת והאחריות של ציבור הנהגים על שמירת ניקיון הרכבים והודעה על תקלות בהם.

תחזית לסיום שנת התקציב 2017 – (גרעון)

ביצוע 2016

תחזית 2017

           175,830

       ( 269,333 )

ענף הבניין

הנחות יסוד

·       ענף הבניין משרת את ציבור החברים בכ 200 דירות, את הנעורים, הבנים והחיילים בכ 70 דירות, את מבני הציבור ואת תשתיות הקיבוץ (למשל תשתית חשמל, מים, ביוב, כבישים, גני משחקים, מגרשי חנייה).

·       בשנה ישנם כ 2 שיפוצים גדולים לחברים, כ 8 מעברי דירות, 5 שיפוצי שבר גדולים כגון מקלחות, ומטבחים, 12 מעברי דירות צעירים.

·       בצוות, ערן נבון מנהל הענף, פיטה ענבר מזכירה, אלי החשמלאי, משה ההנדי-מן, קבלנים לפי הצורך ובהזמנה, שרברב, נגר, צבעי, בנאים, רצפים, חותכי שייש, גגנים ואחרים.

·       לכל בעל מקצוע עשרות קריאות פתוחות מידי שבוע.

·       מבני הקיבוץ ותשתיותיו רובן בני עשרות שנים, ושיני הזמן נוגסים בהם באכזריות.

מגמות


·       הכנסות הענף קטנות ב 2017 לעומת 2017, אך בבדיקה נמצא שמדובר בעיכוב "שיוך פרויקטים" לגורמים המשלמים.  מדובר בחוסר של 6 חודשים מה שאמור לאזן התמונה.

·       עבודת שכירים עולה, השינוי נובע מתשלום פיצויים בגין סיום עבודתו של עבד, ובשל עליה בשכר העובדים.

·       הוצאות התפעול של הענף עולות, חלקן אמור להתקזז למול הכנסות מפרויקטים שטרם שויכו, וחלקן אמור להיות משויך ל"אחזקת דירות".

·       אחזקת דירות ב 2016 נרשם שלא במקומו וטרם שויך למקומו.

תכנית יעדים

·       שיפור היחס לחבר

·       ניתוח העיסוקים בענף וגיבוש תכנית פעולה הנובעת מהממצאים

·       טיוב וייעול הקשר בין הענף לבין הנהלת חשבונות

תחזית לסיום שנת התקציב 2017

ביצוע 2016

תחזית 2017

       ( 571,231 )

     ( 1,093,943 )

ענף המזון (חדר אוכל ומטבח)

הנחות יסוד

·       הענף פתוח 7 ימים בשבוע ומגיש ארוחות בוקר וצהריים במהלך השבוע, ארוחת ערב בליל שישי וצהריים בשבת.

·       הענף מספק בממוצע 350-400 מנות ביום ומשרת בעיקר את ציבור החברים, עובדי בקרה, ילדים ונוער, בנוסף על כך מספק כ 100 ארוחות לגני הילדים.

·       המבנה והציוד במטבח מיושנים, וגורמים להוצאות תחזוקה כבדות.

·       הצוות כולל את יואב גלילי מנהל הענף, ריטה וצוות עובדים המספק שירות בחדר האוכל, וגיז'ה (השף) יחד עם מיכל גוריון וצוות עובדים, המייצר את הארוחות.

·       בכל יום עובדים במקום 6-7 מתנדבים.

·       ארוחות ליל שישי ושבת צהריים מסופקות על ידי כ 80 תורנים

מגמות

 ·       מהנתונים ניתן ללמוד שחל קיטון בהכנסות הענף ביחס ל 2016.

·       הקיטון ברכישת המזון ב 2017 לעומת 2017 אומנם בא לידי ביטוי, אך בהתייחס לקיטון בהכנסות, ניתן היה לצפות לקיטון גדול יותר בהוצאות רכישת המזון.

·       הוצאות שכר עומדות על סך 1,000,000 ₪ לערך (לתקופה 1-9) ב 2017 וב 2016, ולמעשה אין קיטון בכוח האדם למרות הקיטון בהכנסות.

·       הוצאות בגין תיקוני מיכון גדלות, מה שמעיד על התיישנות המיכון.

·       הוצאות החשמל עלו ב 2017 ביחס ל 2016, עיקר השינוי נובע ממדידת חסר בתקופה המקבילה ב 2016.

תכנית יעדים

·       צמצום כוח אדם והתייעלות בהפעלתו

·       העמקת השליטה במיומנויות מחשב הנדרשות לענף

·       הידוק הקשר עם גורמי ממשק, הנהלת חשבונות, משאבי אנוש ומנהל קהילה

תחזית לסיום שנת התקציב 2017

ביצוע 2016

תחזית 2017

     ( 1,053,249 )

     ( 1,442,961 )

דגשים לתקציב קהילה 2018

ממעקב שוטף אחר התקציב אנו למדים, שהכנסות הקהילה הולכות וקטנות. הקיטון בהכנסות נובע בעיקר מקיטון בשכר עבודה בהיקף של כ 1,200,000 ₪ ב 2017 לעומת 2016.

הוצאות הקהילה ב 2017, דומות להוצאות הקהילה ב 2016.

הפעולות שנוכל לבצע בתקציב 2018, עד שנצליח להפוך מגמה ולהגדיל את הכנסות הקהילה משכר, הם במספר מישורים, אך גם באחד משניים – הקטנה רוחבית של תקציבי חברים או העמקת ההפרטות.

בעניין זה אנו עוסקים כעת, וכמובן נשתף בו את הציבור.

ולסיום, לאחר חג גבע אמרה לי חברת קיבוץ מקסימה, " כשיש מקום חם בלב, לעולם יימצא מקום פנוי ליד השולחן ".

ולשבת של שלום ומנוחה, שנדע להתפאר ולהתגאות ביכולתם של חברי גבע ובניה להרים חג גבע, כה מרומם רוח, מרשים ומרגש – תודה לכם מקרב לב על חודש של חדוות עשייה אותו הענקתם לקהילה כולה, וסיומו המפואר בערב חג כה מקסים ומלא הוד.

דורון חורב, מנהל קהילה

 

 

מופיע בעלון:
תגובות לדף