מעט מנהל הקהילה - דורון חורב

מעט מנהל הקהילה

 

חברים, השנה מאחרים החצבים לפרוח

                               ידוע הוא שהצטברות שעות החום והקור, היא המעכב או הזרז לפריחת החצבים.

במישור החוף נראים חצבים כבר ביולי. השנה, אמצע אוגוסט ורק כעת מעלים החצבים תפרחת.

השנה, חודש יולי נמדד כאחד מחודשי יולי החמים ביותר בשנים האחרונות, ומכאן כנראה העיכוב בפריחת החצבים.

להלן מקבץ עיכובים, שנוח לי לייחס לחום יולי אוגוסט :

מתעכבים טופסי 106עובדי חוץ רבים טרם הגישו לקיבוץ את טופסי 106 המסכמים את שנת עבודתם ב 2016. הטפסים נחוצים לנו על מנת שנוכל לסגור את שנת 2016 מבחינת מיסוי. מטבע הדברים, עיכוב בהגשת טופס 106, גורר עיכוב במועד סגירת שנת המס.

מתעכבים תלושי שכר – ושוב, עובדי חוץ רבים טרם הגישו את תלושי שכר חודש יוני. עיכוב בהגשת תלושי השכר, גורר עיכוב בסיכום החציון (רבעון שני), גורר עיכוב בבחינת יתרות הקהילה בהשקעות, גורר עיכוב בביצוע השקעות, שביצוען הוקפא. אך יותר מכך, מקשה על עבודתם של אנשים מסורים הבודקים נתונים, מקלידים אותם, וזו רק השולית שבמשימותיהם. בהקשר זה חשוב לי לציין בהערכה רבה את עבודתה הקפדנית, המסורה והאכפתית של הדס שטנר, המטפלת בכך ובעוד שלל משימות.

מתעכבים דיווחי נוכחות בעבודה – חברים שוכחים לדווח, טלפונית, על כניסה ויציאה מעבודה. לאחר מכן, מתעכבים החברים בהשלמת דוחות הנוכחות, והעברתם למנהלים לאישור, ודרכם למש"א. עיכוב זה מקשה עלינו להשלים את נתוני העבודה, גורר קושי לבקר ולפקח אחר תקציב ענפי הקהילה וגורר שגיאות בקבלת החלטות, שכן הן מתקבלות על מצע נתונים חסר.

מתעכבת הצגתם של דוחות בפני מנהלים ובפני הציבור – שנת 2017 היא בסימן שיפור דרמטי מול 2016, בכל הקשור ביכולתנו לראות ולבקר את פעילות ענפי הקהילה ואת תקציב הקהילה. מדובר במערכת אֵחזור נתונים משופרת, אשר עדיין נמצאת בתהליכי אפיון והגדרה, ועל כן מתעכבים הוצאת דו"חות חודשיים למנהלי פעילויות, הפקת סיכומי חודש לקהילה והפקת סיכומים תקופתיים. אין ספק שעיכוב זה מקשה על המנהלים לנהל את פעילותם ולבקר אחר תקציבם. ברצוני להודות לצוות הנהלת חשבונות כולו ולאלכס ידין בתוכם, שעוזרים לי להבין מה קורה בתקציב הקהילה.

 מתעכב הטיפול בפניות חברים בענייני חשמל – בחודשים הקרובים אנו נותנים עדיפות לטיפול בליקויי חשמל בבתי חברים, ליקויים שיש בהם היבט בטיחותי. הביצוע הוא באחריות גבע ובכוחות פנימיים, ועל כן, צפויה לפחות באופן משמעותי, זמינותם של בעלי המקצוע לטיפול בתקלות חשמל. נבקש את ציבור החברים לגלות סבלנות, שכן צפוי להיפגע השירות הטוב והמהיר שניתן עד כה.

עיכוב בזרימת מידע אינטרנטיבחודשיים האחרונים חוו החברים תקלות רבות ותגובה איטית במיוחד, בבצעם גלישה ברשת האינטרנט. התקלות לא היו תלויות בתשתית גבע, אלא בתשתיות ספק האינטרנט המספק לנו השירות. שירה קפלן וטל גולן פעלו ללא לאות מול ספק האינטרנט שלנו, כדי להסדיר התקלות. ברצוני להביע הערכה רבה הן לשירה והן לטל, על המקצועיות ועל הנחישות, שכן הם אלו שהכווינו את ספק השירות למקור התקלה. כעת ולאחר שהוסדרו התקלות, אנו פועלים מול הספק, כדי לפצות את החברים בעד התקופה בה שילמנו עבור שירות אותו לא קיבלנו.

מתעכב הטיפול בבית העלמין – נושאים שונים בהם יש לטפל וקשורים לבית העלמין, טרם הוסדרו. בין היתר, שילוט, תשתית מים והשקיה, כריית קברים, תאי שירותים ואחרון, פח מחזור הבקבוקים למול סוכת האבלים, אשר היה אמור להתפנות מהמקום, כמו הפחים האחרים, עיכוב שאני אחראי לו. אנו פועלים יחד עם וועדת אבלות המסורה כדי לקדם הדברים. תודה מיוחדת שלוחה ליורם אלוני, על טיפולו המסור בדברים כאשר מגיע היום. ובינתיים, חברים המבקשים ללכת לעולמם, אנא גלו איפוק.

מתעכבת בניית תקציב הקהילה לשנת 2018 – בבניית תקציב הקהילה, יש להתבסס על נתוני השנה הנוכחית ונתוני השנה הקודמת. משום העיכוב בהשלמת נתוני הכנסה והוצאה בתקציב הקהילה, עיכוב שנדון במסגרת שלל העיכובים לעיל, נוצר קושי לנתח את נתוני 2017 ולהפיק מהם מסקנות ל 2018. תקציב הקהילה נחשב למורכב, משום שהוא נסמך על ריבוי משתנים, שיש לנבא את התפתחותם. ביניהם, צימוח ותמהיל דמוגרפי, התפלגות עובדים ונתוני השתכרות בקהילה ומחוצה לה, מקורות הכנסה שאינם מיגיעה, התייעלות בפעילויות ואחרים. כמו כן, מטרת התקציב לשרת את סדר היום של הקיבוץ ואת השירותים שיש לספק לאוכלוסיית הקיבוץ. אנו בונים ומשפצים, מתקדמים עם חלופת האגודה, מדברים על חידוש תהליך השינוי, מתכוונים לעדכן מדיניות בתחומי חיים רבים כמו דור צעיר, משפרים את חזות הקיבוץ ועוד, כל אלו צריכים להשתקלל לתקציב. זהו אגב, מהחלקים המרתקים בניהול קהילה וחשוב לי לציין זאת, כי אחת מהמשימות אותן אנו רואים לנגד עינינו, היא טיפוח מנהלים ויצירת עתודה לניהול ומנהיגות.

ולסיום, שמתם לב לשינוי הדרמטי, לטובה, שחל מאז כניסת גלית אורן לתפקיד מנהלת הגיל הרך?

לשבת של מנוחה, ושל עיכובים, שעל כולם להסתיים עד מוצאי השבת.

דורון חורב, מנהל קהילה

מופיע בעלון:
תגובות לדף